บริการแปล รับรองเอกสาร – Translingo

ตรวจสอบและสรุปเนื้อหา “ฉบับสมบูรณ์” ก่อนส่งแปล (Finalize Your Source Document)

นี่คือข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุด และส่งผลเสียมากที่สุด! การส่งเอกสารฉบับร่าง หรือเอกสารที่ยังอยู่ระหว่างการแก้ไขไปแปล จะทำให้เกิดปัญหาตามมามากมาย เช่น:

• ต้องแปลซ้ำซ้อน: หากมีการแก้ไขเนื้อหาต้นฉบับหลังเริ่มแปลไปแล้ว นักแปลจะต้องกลับมาแปลส่วนที่เปลี่ยนแปลงใหม่ ซึ่งเสียเวลาและอาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่ม
• ความไม่สอดคล้องกัน: หากส่งหลายเวอร์ชัน อาจเกิดความสับสนในงานแปล
• ความล่าช้า: การแก้ไขไปมาทำให้กระบวนการหยุดชะงัก

คำแนะนำ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารที่คุณจะส่งแปล เป็น “ฉบับสุดท้าย” ที่ได้รับการอนุมัติแล้ว ไม่มีแก้ไขเพิ่มเติมอีก เพื่อให้มั่นใจว่างานแปลจะตรงกับเนื้อหาที่คุณต้องการจริงๆ

เลือกรูปแบบไฟล์ที่เหมาะสมกับการแปล (Choose the Right File Format)

รูปแบบไฟล์มีผลอย่างมากต่อความสะดวกและค่าใช้จ่ายในการแปล ไฟล์ที่แก้ไขได้ง่าย (Editable Files) เช่น:

• Microsoft Word (.docx)
• Microsoft Excel (.xlsx)
• Microsoft PowerPoint (.pptx)
• Adobe InDesign (.indd)
• ไฟล์ข้อความ (.txt)

จะช่วยให้นักแปลทำงานได้รวดเร็ว และลดภาระ/ค่าใช้จ่ายในการจัดรูปแบบ (Formatting) หลังการแปล

ในทางกลับกัน: ไฟล์ที่ไม่สามารถแก้ไขได้ง่าย เช่น PDF, รูปภาพ (.jpg, .png) หรือเอกสารที่สแกนมา จะทำให้นักแปลทำงานได้ช้าลง หรืออาจต้องใช้โปรแกรมแปลงไฟล์ ซึ่งอาจทำให้รูปแบบ (Layout) เพี้ยน และมักจะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในการจัดการ/จัดรูปแบบเอกสารหลังแปล

คำแนะนำ: หากเป็นไปได้ ให้ส่งเอกสารในรูปแบบที่แก้ไขได้ง่ายที่สุด หากมีเพียงไฟล์ PDF ที่เป็นรูปภาพ (จากการสแกน) ให้แจ้งบริษัทแปลล่วงหน้า เพื่อให้เขาประเมินเวลาและค่าใช้จ่ายในการแปลงไฟล์ หรือการทำงานกับไฟล์ประเภทนี้ได้อย่างถูกต้อง

เลือกรูปแบบไฟล์ที่เหมาะสมกับการแปล (Choose the Right File Format)ฟตรวจสอบความถูกต้อง ชัดเจน ของเนื้อหาต้นฉบับ (Ensure Source Text Clarity and Accuracy)

นักแปลไม่ใช่ผู้วิเศษที่จะเดาใจคุณได้ หากเนื้อหาต้นฉบับของคุณมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ สะกดผิด คลุมเครือ หรือมีประโยคที่อ่านไม่เข้าใจ งานแปลที่ออกมาก็มีแนวโน้มที่จะผิดพลาด หรือไม่ชัดเจนตามไปด้วย

คำแนะนำ: ใช้เวลาสักนิดในการตรวจทานเอกสารต้นฉบับของคุณเองก่อนส่งแปล แก้ไขคำผิด ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล และปรับปรุงประโยคที่คลุมเครือให้ชัดเจน เพื่อให้มั่นใจว่านักแปลจะได้รับสารที่ถูกต้องและครบถ้วน

จัดเตรียมข้อมูลอ้างอิง (Reference Materials) และบริบทของเนื้อหา (Provide Context)

เอกสารบางประเภทมีคำศัพท์เฉพาะ วงการ หรือมีความหมายที่ซับซ้อน การให้นักแปลทราบถึงบริบทของเอกสาร หรือมีข้อมูลอ้างอิง จะช่วยให้งานแปลมีความแม่นยำและสอดคล้องกันมากขึ้น เช่น:

• อภิธานศัพท์ (Glossary): หากมีคำศัพท์เฉพาะที่คุณต้องการให้แปลด้วยคำนี้เท่านั้น (เช่น ชื่อผลิตภัณฑ์, ชื่อตำแหน่งงาน, คำย่อ)
• งานแปลเก่าๆ (Previous Translations): หากเคยแปลเอกสารที่คล้ายกันมาก่อน ให้ส่งฉบับแปลเก่าให้เป็นข้อมูลอ้างอิง
• คู่มือสไตล์ (Style Guide): หากมีข้อกำหนดเรื่องโทนภาษา การใช้คำ หรือรูปแบบการเขียนเฉพาะองค์กร
• เว็บไซต์ หรือเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง: เพื่อให้นักแปลเข้าใจภาพรวมของเนื้อหาได้ดียิ่งขึ้น

คำแนะนำ: รวบรวมข้อมูลอ้างอิงที่เกี่ยวข้อง และแนบไปพร้อมกับเอกสารที่ต้องการแปล ระบุให้ชัดเจนว่าข้อมูลเหล่านี้ใช้เพื่ออะไร จะช่วยให้นักแปลทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและลดคำถามที่ต้องถามกลับมา

ระบุความต้องการและวัตถุประสงค์ของการแปลให้ชัดเจน (Clearly Specify Your Requirements)

การแจ้งความต้องการของคุณให้ครบถ้วนแต่เนิ่นๆ จะช่วยให้บริษัทแปลสามารถวางแผนงาน เลือกนักแปลที่เหมาะสม และประเมินราคา/ระยะเวลาได้อย่างแม่นยำ

• ภาษาเป้าหมาย: ต้องการแปลเป็นภาษาอะไรบ้าง? (เช่น ไทยเป็นอังกฤษ, อังกฤษเป็นจีน)
• กลุ่มเป้าหมาย: ใครคือผู้ที่จะอ่านงานแปลนี้? (เช่น ผู้เชี่ยวชาญในวงการ, บุคคลทั่วไป, พนักงานภายในบริษัท)
• วัตถุประสงค์: แปลเพื่อใช้ทำอะไร? (เช่น ยื่นวีซ่า, นำเสนอทางการตลาด, ยื่นเอกสารกฎหมาย, เผยแพร่บนเว็บไซต์)
• ระดับการบริการ: ต้องการงานแปลแบบธรรมดา, แปลพร้อมรับรองเอกสาร, หรือรับรองกงสุล/โนตารีพับลิค?
• กำหนดส่ง: ต้องการงานแปลภายในวันและเวลาใด?
• โทน/สไตล์: ต้องการงานแปลที่มีความเป็นทางการมากน้อยแค่ไหน? (เช่น เป็นทางการ, กึ่งทางการ, ไม่เป็นทางการ)

คำแนะนำ: สรุปความต้องการทั้งหมดเป็นข้อๆ และแจ้งให้บริษัทแปลทราบตั้งแต่แรก การสื่อสารที่ชัดเจน ช่วยลดความเข้าใจผิดและทำให้งานออกมาตรงใจ

รวมไฟล์เอกสาร และตั้งชื่อไฟล์ให้เข้าใจง่าย (Consolidate and Name Files Logically)

หากคุณมีเอกสารหลายไฟล์ที่ต้องการแปล ให้รวบรวมใส่ในโฟลเดอร์เดียว (และอาจบีบอัดเป็นไฟล์ .zip หรือ .rar) เพื่อให้ง่ายต่อการจัดการ

ที่สำคัญคือ การตั้งชื่อไฟล์! ควรตั้งชื่อไฟล์ให้สื่อความหมายและเข้าใจง่าย เช่น:

• “สัญญาจ้าง_ฉบับแก้ไขล่าสุด_TH”
• “คู่มือการใช้งาน_รุ่น XYZ_EN”
• “เอกสารสมัครงาน_ชื่อ-นามสกุล_CV”

หลีกเลี่ยงชื่อไฟล์ที่ไม่สื่อความหมาย เช่น “เอกสาร123”, “final_final_v3”, หรือชื่อไฟล์ที่เป็นภาษาไทยที่อาจมีปัญหากับการเข้ารหัสในระบบของบริษัทต่างประเทศ

คำแนะนำ: จัดระเบียบไฟล์ให้ดี และตั้งชื่อไฟล์ให้ชัดเจน ช่วยให้ผู้จัดการโครงการและนักแปลทำงานได้สะดวกและลดความผิดพลาดในการจัดการไฟล์

ลบเนื้อหาที่ไม่จำเป็นต้องแปลออก (Remove Unnecessary Content)

ในเอกสารต้นฉบับอาจมีส่วนที่ไม่จำเป็นต้องแปล เช่น:

• คอมเมนต์ หรือบันทึกภายใน
• ข้อความร่างที่ถูกยกเลิกไปแล้ว
• ตาราง หรือรูปภาพที่ใช้อ้างอิงภายในเท่านั้น
• หน้าปก หรือสารบัญ ที่คุณจะไปสร้างใหม่ในภาษาเป้าหมายเอง

การลบเนื้อหาเหล่านี้ออกก่อนส่งแปล จะช่วยลดปริมาณคำที่ต้องแปล ซึ่งส่งผลโดยตรงต่อ ค่าบริการ (เพราะโดยทั่วไปคิดตามจำนวนคำ) และยังช่วยให้นักแปลโฟกัสเฉพาะส่วนที่จำเป็นจริงๆ

คำแนะนำ: ก่อนส่งไฟล์ ตรวจสอบและลบส่วนที่ไม่ต้องการแปลออก หากไม่แน่ใจ ให้แจ้งบริษัทแปลว่าส่วนไหนที่ไม่ต้องแปล