บริการแปล รับรองเอกสาร – Translingo

Notary Public คืออะไร? เจาะลึกบทบาททนาย Notary Public ในประเทศไทยและการรับรองเอกสารทางกฎหมาย

ในยุคโลกาภิวัตน์ที่การติดต่อสื่อสารและการทำธุรกรรมข้ามพรมแดนกลายเป็นเรื่องปกติ ไม่ว่าจะเป็นการศึกษาต่อต่างประเทศ การทำธุรกิจระหว่างประเทศ การสมรสกับชาวต่างชาติ หรือการย้ายถิ่นฐาน สิ่งหนึ่งที่ถือเป็นหัวใจสำคัญในการดำเนินการเหล่านี้คือ “เอกสาร” และเมื่อเอกสารต้องเดินทางข้ามประเทศ คำถามที่มักตามมาคือ เราจะทำให้เอกสารที่ออกในประเทศหนึ่ง มีผลทางกฎหมายและเป็นที่ยอมรับในอีกประเทศหนึ่งได้อย่างไร

นี่คือจุดที่บทบาทของ Notary Public เข้ามามีความสำคัญ บทความนี้จะพาท่านไปทำความเข้าใจอย่างละเอียดว่า Notary Public คืออะไร มีบทบาทอย่างไรในบริบทของประเทศไทย และเหตุใดการใช้บริการ ทนาย Notary Public จึงเป็นขั้นตอนที่ขาดไม่ได้ในการทำธุรกรรมระหว่างประเทศ

ความแตกต่างระหว่าง Notary Public สากล กับ ทนาย Notary Public ในประเทศไทย

แม้ว่าหน้าที่หลักจะมีจุดประสงค์เดียวกันคือการสร้างความน่าเชื่อถือให้กับเอกสาร แต่มีความแตกต่างในเชิงโครงสร้างทางกฎหมายที่ผู้ใช้บริการควรทราบ:

ที่มาของอำนาจ:

• ต่างประเทศ: แต่งตั้งโดยรัฐ หรือหน่วยงานรัฐ
• ประเทศไทย: เป็นทนายความที่มีใบอนุญาตว่าความ และต้องผ่านการอบรมหลักสูตรการรับรองลายมือชื่อและเอกสารจากสภาทนายความ จึงจะได้ขึ้นทะเบียนเป็น Notarial Services Attorney

ขอบเขตอำนาจ:

• ในต่างประเทศ Notary Public อาจมีอำนาจในการทำนิติกรรมบางอย่างที่กว้างขวางกว่า
• ในประเทศไทย หน้าที่ Notary Public จะเน้นไปที่การรับรองความมีอยู่จริงของเอกสาร การรับรองลายมือชื่อ และการยืนยันตัวตน เพื่อประกอบการยื่นเอกสารต่อหน่วยงานราชการหรือเอกชนในต่างประเทศ

หน้าที่ Notary Public และขอบเขตการให้บริการ

การรับรองเอกสารโดย ทนาย Notary Public คือ กระบวนการสร้างความชอบด้วยกฎหมายให้กับเอกสารที่จะนำไปใช้ในต่างแดน โดยขอบเขตหน้าที่หลักมีดังนี้:

การรับรองลายมือชื่อ (Signature Witnessing)

เป็นการที่ทนายความลงชื่อเป็นพยานเพื่อรับรองว่า บุคคลผู้นั้นได้มาลงลายมือชื่อในเอกสารต่อหน้าทนายความจริง และบุคคลนั้นมีสติสัมปชัญญะครบถ้วน ไม่ได้ถูกบังคับขู่เข็ญ ซึ่งมักใช้ในกรณีของหนังสือมอบอำนาจ (Power of Attorney) หรือเอกสารสัญญาต่างๆ

การรับรองสำเนาเอกสาร (Certified True Copy)

เป็นการรับรองว่าสำเนาเอกสารนั้นๆ ถูกต้องตรงกันกับต้นฉบับทุกประการ โดยทนายความจะต้องเห็นเอกสารต้นฉบับจริงก่อนทำการประทับตรารับรอง เช่น การรับรองสำเนาพาสปอร์ต สำเนาโฉนดที่ดิน หรือสำเนาใบสำคัญทางการศึกษา

การรับรองคำแปล (Translation Certification)

ในกรณีที่มีการแปลเอกสาร ทนาย Notary Public สามารถรับรองลายมือชื่อของนักแปล (Translator) เพื่อยืนยันว่านักแปลคนดังกล่าวมีตัวตนจริง หรือในบางกรณีทนายความเป็นผู้แปลและรับรองความถูกต้องของเนื้อหาด้วยตนเอง

การทำคำให้การสาบาน (Affidavits & Oaths)

การรับรองเอกสารบันทึกถ้อยคำ หรือคำให้การที่ผู้ร้องขอได้สาบานตนต่อหน้าทนายความว่าเป็นความจริง ซึ่งมักใช้ในกระบวนการทางศาลต่างประเทศ หรือการยื่นขอวีซ่าบางประเภท

การรับรองตัวบุคคลและกรรมการบริษัท

รับรองว่าบุคคลนั้นเป็นกรรมการผู้มีอำนาจลงนามของบริษัทจริง หรือรับรองสถานะของนิติบุคคลเพื่อใช้ในการเปิดบัญชีธนาคาร หรือทำสัญญาธุรกิจในต่างประเทศ

เอกสารประเภทใดบ้างที่ต้องใช้บริการ Notary Public ประเทศไทย?

เอกสารที่ต้องผ่านกระบวนการรับรองเพื่อนำไปใช้ต่างประเทศ ครอบคลุมหลากหลายประเภท ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการใช้งาน ดังนี้:

• เอกสารส่วนบุคคล: สูติบัตร, มรณบัตร, ทะเบียนบ้าน, บัตรประชาชน, ใบเปลี่ยนชื่อ-นามสกุล, ทะเบียนสมรส, ทะเบียนหย่า
• เอกสารการศึกษา: ใบประกาศนียบัตร, ปริญญาบัตร, ใบแสดงผลการเรียน (Transcript) สำหรับผู้ที่ต้องการไปศึกษาต่อต่างประเทศ
• เอกสารทางธุรกิจ: หนังสือรับรองบริษัท, หนังสือบริคณห์สนธิ, รายชื่อผู้ถือหุ้น, งบการเงิน, รายงานการประชุม
• เอกสารทางกฎหมาย: หนังสือมอบอำนาจ (Power of Attorney), พินัยกรรม, สัญญาทางธุรกิจ, เอกสารประกอบการฟ้องร้องในต่างประเทศ
• เอกสารเพื่อการขอวีซ่าและย้ายถิ่นฐาน: ใบรับรองความประพฤติ (Police Clearance), เอกสารแสดงรายได้, จดหมายรับรองการทำงาน

ทำไมต้องรับรองเอกสาร? เข้าใจหลักการ Chain of Authentication

หลายท่านอาจสงสัยว่าทำไมเพียงแค่แปลเอกสารเป็นภาษาอังกฤษแล้วยังไม่เพียงพอ เหตุผลหลักคือหน่วยงานปลายทางในต่างประเทศไม่สามารถทราบได้ว่าเอกสารที่ท่านถืออยู่นั้นเป็นของจริง หรือลายมือชื่อในเอกสารนั้นถูกต้องหรือไม่

ระบบการรับรองเอกสารจึงเกิดขึ้นเพื่อสร้าง “ห่วงโซ่แห่งความน่าเชื่อถือ” (Chain of Trust) โดยเริ่มจาก:

1. ทนาย Notary Public: รับรองในชั้นต้น (รับรองลายมือชื่อผู้ร้อง หรือรับรองสำเนา)
2. กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ: รับรองลายมือชื่อของทนายความ หรือเจ้าหน้าที่ที่ออกเอกสารราชการ (Legalization)
3. สถานทูตของประเทศปลายทาง: รับรองลายมือชื่อของเจ้าหน้าที่กงสุลไทย

กระบวนการนี้ทำให้เอกสารที่ออกจากประเทศไทย มีสถานะทางกฎหมายที่สมบูรณ์เมื่อนำไปใช้ในประเทศปลายทาง

ขั้นตอนการรับรองเอกสารกับทนาย Notary Public

เพื่อให้การดำเนินการเป็นไปอย่างราบรื่น ผู้ขอรับบริการควรเตรียมตัวและเข้าใจขั้นตอนดังนี้:

เตรียมเอกสารต้นฉบับ: ท่านต้องนำเอกสารต้นฉบับจริงมาแสดงต่อทนายความเสมอ โดยเฉพาะในกรณีการรับรองสำเนาถูกต้อง

ตรวจสอบความต้องการของปลายทาง: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหน่วยงานปลายทางต้องการการรับรองระดับใด (เพียงแค่ Notary Public หรือต้องผ่านกงสุลและสถานทูตด้วย)

นัดหมายและแสดงตน: กรณีรับรองลายมือชื่อ (Witnessing Signature) ผู้ลงนามต้องมาแสดงตนต่อหน้าทนายความ พร้อมบัตรประชาชนหรือพาสปอร์ตตัวจริง ห้ามลงนามมาก่อนล่วงหน้า

การลงนามและประทับตรา: ทนายความจะลงนาม ประทับตรา Notarial Services Attorney และติดสติกเกอร์สำคัญ (Gold Seal) ของสภาทนายความ เพื่อความสมบูรณ์ของเอกสาร

ความเข้าใจผิดที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Notary Public (FAQ)

ทนายความทั่วไปสามารถรับรองเอกสาร Notary Public ได้หรือไม่?

ไม่ได้ ทนายความที่จะทำหน้าที่นี้ได้ ต้องผ่านการอบรมและได้รับใบอนุญาตเป็น “ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร” (Notarial Services Attorney) จากสภาทนายความเท่านั้น และใบอนุญาตต้องยังไม่หมดอายุ

Notary Public ของไทย ใช้แทน Apostille ได้หรือไม่?

ประเทศไทยยังไม่ได้เป็นภาคีสมาชิกของอนุสัญญาฮาม (Hague Convention) ว่าด้วย Apostille ดังนั้นเอกสารจากไทยจึงใช้ระบบ Apostille ไม่ได้ แต่ต้องใช้ระบบการรับรองนิติกรณ์ (Legalization) ผ่านกงสุลไทยและสถานทูตประเทศปลายทางแทน อย่างไรก็ตาม ขั้นตอนแรกมักจะต้องผ่าน Notary Public หรือการแปลและรับรองก่อนเสมอ

เอกสารที่รับรองโดย Notary Public มีวันหมดอายุหรือไม่?

โดยตัวการรับรองแล้วไม่มีวันหมดอายุ แต่หน่วยงานปลายทางมักกำหนดอายุของเอกสารไว้ เช่น ต้องเป็นเอกสารที่รับรองมาแล้วไม่เกิน 3 เดือน หรือ 6 เดือน ดังนั้นควรตรวจสอบข้อกำหนดของหน่วยงานที่ท่านจะนำเอกสารไปยื่น

สามารถรับรองเอกสารออนไลน์ได้หรือไม่?

สำหรับการรับรองสำเนาหรือคำแปล อาจดำเนินการได้โดยการส่งเอกสารมา แต่สำหรับการรับรองลายมือชื่อ (Witnessing) ตามจรรยาบรรณวิชาชีพแล้ว ผู้ลงนามควรต้องแสดงตนต่อหน้าทนายความเพื่อยืนยันตัวตนที่แท้จริง

การเลือกผู้ให้บริการ Notary Public ที่น่าเชื่อถือ

ใบอนุญาตที่ถูกต้อง: ผู้รับรองต้องเป็นทนายความที่มีใบอนุญาต Notarial Services Attorney ที่ยังไม่หมดอายุ

ความเชี่ยวชาญด้านภาษา: เนื่องจากเอกสารส่วนใหญ่เป็นภาษาอังกฤษหรือภาษาต่างประเทศ ผู้ให้บริการควรมีความเชี่ยวชาญด้านการแปลและการใช้ถ้อยคำทางกฎหมายที่ถูกต้อง

บริการครบวงจร: ควรเลือกผู้ให้บริการที่สามารถดูแลได้ตั้งแต่การแปล การรับรอง Notary Public ไปจนถึงการยื่นรับรองที่กงสุลและสถานทูต เพื่อลดความซ้ำซ้อนและประหยัดเวลา

มีสถานที่ตั้งชัดเจน: การมีสำนักงานที่ตรวจสอบได้ สร้างความมั่นใจในกรณีที่เอกสารมีปัญหาหรือต้องการการแก้ไข

---

ต้องการปรึกษาเรื่อง Notary Public หรือบริการแปลเอกสาร ติดต่อเราได้ทันที

ทีมงาน Translingo พร้อมให้คำแนะนำและบริการด้วยความรวดเร็ว ถูกต้อง และเชื่อถือได้

สถาบันแปลภาษาและรับรองเอกสาร Translingo

เบอร์โทร: 094-8958999

Line ID: @TRAN (มี @ ด้านหน้า)

Email: translingo@outlook.co.th

Website: http://www.translingo.ltd

ที่อยู่สำนักงานของเรา:

สาขาขอนแก่น: 95 โครงการ The Wall ถนนรื่นรมย์ ตำบลในเมือง อำเภอเมือง จังหวัดขอนแก่น 40000

สาขากรุงเทพ: 61 ซอย ลาดพร้าว 95 (ปรางค์ทิพย์) แขวงคลองเจ้าคุณสิงห์ เขตวังทองหลาง กรุงเทพมหานคร 10310

สาขาอุดรธานี: โรงเรียนสอนภาษาเอ็นวายซีพลัส 31/43 ถนนศรีชมชื่น ตำบลหมากแข้ง อำเภอเมือง จังหวัดอุดรธานี 41000

สาขาภูเก็ต: โรงเรียนกวดวิชาและสอนภาษาเอ็นวายซี 114/12 ถนนปฏิพัทธ์ ตำบลตลาดเหนือ อำเภอเมือง จังหวัดภูเก็ต 83000